Отражение зарплаты в финансовом учете

Выполнение окончательного расчета зарплаты в программе предполагается по итогам каждого месяца в целом за весь месяц. Для этого предусмотрен документ Начисление зарплаты и взносов, подробнее см. здесь Расчет зарплаты и взносов. Данный документ используется при включенной опции ведения кадрового учета и расчета заработной платы в системе.

При помощи документа Отражение зарплаты в финансовом учете в учетной системе осуществляется признание затрат, связанных с выплатой заработной платы сотрудникам в рамках выбранной организации. Формирование данных затрат может осуществляться с применением следующих сценариев:

■ Затраты по зарплате формируются с использованием внешней программы – заполнение документа осуществляется по итогам обмена с внешним модулем по расчету зарплаты.

■ Затраты по зарплате формируются во встроенной подсистеме – формирование данных для учета расходов, связанных с начислением заработной платы, осуществляется в рамках внутренней подсистемы по расчету заработной платы.

■ Затраты по зарплате формируются вручную – заполнение документа осуществляется в ручном формате (при отражении некоторых редких операций (например, заполнение способа отражения для вида операции Компенсация за задержку зарплаты).

В зависимости от выбранного сценария работа с документом Отражение зарплаты в финансовом учете осуществляется из раздела Финансовый результат и контроллинг (зарплата формируется во внешней программе) или из раздела Зарплата (расчет зарплаты производится с использованием встроенной подсистемы).

Документ Отражение зарплаты в финансовом учете пользователь может создать самостоятельно последним днем месяца, либо документ формируется автоматически в рамках процедуры закрытия месяца. Если данный документ уже создан, но не проведен, то обработка закрытия месяца очищает данные, заполняет документ и проводит его, отражает в регламентированном учете. Если документ создан и проведен, то обработка только проводит его и отражает в учете. Если документ не создан, но создан документ Начисление зарплаты и взносов, то обработка создает документ Отражение зарплаты в финансовом учете, заполняет его и проводит, отражает в регламентированном учете.

При автоматическом заполнении, например, на закладке Начисления и взносы при помощи кнопки Заполнить происходит заполнение информации в разрезе управленческих подразделений, видов операций и способов отражения.

При подготовке документа предусмотрены следующие варианты детализации:

■ с детализацией по сотрудникам;

■ сводно по сотрудникам.

Установка варианта детализации по сотрудникам производится в документе на закладке Основное при помощи параметра Сводно, без детализации по сотрудникам организации (флажок должен быть снят).

При выборе данного варианта распределение сдельной оплаты труда по факту выполнения работ (выработке) будет выполнено с детализацией по работникам предприятия. В результате суммы начисленной зарплаты и взносов по каждому из работников будут распределены в индивидуальном порядке.

Ключевой особенностью данного варианта детализации является поддержка сценария индивидуального распределения затрат (связанных с начислением зарплаты) на себестоимость выпускаемой продукции, в изготовлении которой сотрудник принимал непосредственное участие.

В случаях, когда суммы начисленной зарплаты и взносов не требуют индивидуального распределения по каждому из работников, в документе устанавливается признак Сводно, без детализации по сотрудникам организации.

Ключевой особенностью данного варианта детализации является поддержка сводного (по подразделениям) распределения затрат на себестоимость выпускаемой продукции.

Принципы дальнейшего оформления документа по отражению зарплаты в финансовом учете в рамках указанных выше вариантов одинаковы.

В документе поддерживается раздельный учет затрат для окладной и сдельной форм оплаты труда при помощи предопределенного перечня видов операций (закладка Начисления и взносы):

■ Начислено – вид операции для окладной схемы оплаты труда;

■ Начислено (сдельно) – вид операции для сдельной схемы оплаты труда.

В качестве инструментария по распределению начислений и взносов выступает Способ отражения зарплаты, при помощи которого определяются статьи и аналитики расходов по подразделениям-получателям для целей их дальнейшего отражения в регламентированном учете. Справочник Способы отражения зарплаты располагается в разделе Зарплата – Настройки и справочники – Нормативно-справочная информация.

В случае детализированного отражения заработной платы способ отражения применяется индивидуально по сотрудникам предприятия.

В способах отражения могут быть указаны статьи расходов и пассивов с произвольными аналитиками. При отражении зарплаты в финансовом учете для ряда аналитик поддерживается автозаполнение. Подбираемые аналитики:

■ Организация;

■ Подразделение;

■ Работник;

■ Объект эксплуатации;

■ Вид страхового взноса (для страховых взносов).

Для того, чтобы информация о подразделении автоматически заполнилась в документе Отражение зарплаты в финансовом учете, необходимо при создании должности (позиции) в штатном расписании заполнить строку Место в стр-ре предприятия (Кадры – Штатное расписание).

По умолчанию способы отражения зарплаты сотрудников не заданы. Способ отражения можно указать для разных объектов, начиная от всей организации и заканчивая конкретным документом или начислением (далее перечислены в порядке возрастания приоритета):

■ самой общей настройкой является способ отражения, указанный в карточке организации (раздел Бухучет и выплата зарплаты на закладке Зарплата и кадры). Он будет применяться ко всем начислениям всех сотрудников организации, если иной способ не будет указан для более «мелких» объектов;

■ способ отражения можно уточнить сразу для всех начислений по подразделению (Кадры - Штатное расписание - Подразделения организаций). Тогда все начисления, зарегистрированные по этому подразделению, будут отражены этим способом (даже если для организации указан другой). Можно указать как один способ, так и распределение по разным способам согласно заданным долям. Просьба обратить внимание, что распределение реализовано только по подразделениям регламентированной структуры предприятия. По управленческим подразделениям распределение не реализовано;

■ если ведется учет по обособленным территориям, то способ отражения можно задать для территории в ее карточке. Тогда все начисления, зарегистрированные по этой территории, будут отражены этим способом (даже если для организации и подразделения указано иное);

■ способ отражения можно задать для конкретного сотрудника в разделе Выплаты, учет затрат его карточки (Кадры – Сотрудники); Тогда все начисления этого сотрудника будут отражены этим способом (даже если для организации, подразделения и территории указано иное);

■ с помощью документа Распределение основного заработка можно задать распределение начислений сотрудника в определенном месяце по разным способам согласно заданным долям (или отнести на один способ целиком). Способы, указанные в документе, будут распространяться на все начисления сотрудника (кроме начислений по договорам ГПХ) независимо от того, что указано для организации, подразделения и территории;

■ способ отражения можно задать для конкретного вида начисления на закладке Налоги, взносы, бухучет его карточки. Тогда результаты этого начисления будут отражены указанным способом (даже если для организации, подразделения, территории, сотрудника или в документе Распределение основного заработка указан другой). Если начисление рассчитывается исходя из результатов других начислений (используется расчетная база текущего месяца), то можно задать его отражение пропорционально отражению результатов его базовых начислений;

■ способ отражения можно указать в экземпляре документа, которым выполняется или назначается начисление:

○ Премия,

○ Разовое начисление,

○ Материальная помощь,

○ Доход в натуральной форме,

○ Приз, подарок,

○ Совмещение должностей,

○ Назначение планового начисления,

○ Договор (работы, услуги),

○ Договор авторского заказа,

○ Акт приемки выполненных работ.

Тогда результаты начисления по такому документу будут отражены указанным способом, несмотря на все остальные настройки.

Примечание

В программе предусмотрено хранение истории изменения способа отражения для организации, подразделения, территории с точностью до месяца, а для сотрудника – с точностью до дня. Начисления отражаются согласно способу, действующему на дату начала оплачиваемого ими периода.

Незарплатные доходы (зарегистрированные документом Выплата бывшим сотрудникам) также отражаются согласно указанному в них способу. Но если способ не указан, то он определяется согласно установленному для организации. Если в документе указано подразделение с отличающимся от организации способом отражения, то он будет определен согласно настройкам этого подразделения.

В соответствии со способом начисленная сумма и взносы могут быть отнесены непосредственно на себестоимость партий производства или на статьи расходов:

■ Распределение на производство.

Источником данных для распределения зарплаты в данном случае является оформленный документ Выработка сотрудников. При использовании данного способа отнесения затрат доступны следующие настройки:

○ распределение по нормативной стоимости работ;

○ распределение по длительности работ. Для применения данного варианта в настройке элементов списка Виды работ сотрудников задается коэффициент пересчета количества работ в длительность;

○ опция для отражения начисления по отдельной статье калькуляции;

○ опция для отражения страховых взносов по отдельной статье калькуляции.

При отнесении зарплаты на себестоимость партий следует учитывать, что при сводном заполнении документа выработка всех сотрудников по партии усредняется. В результате распределение на партии может быть менее точным, чем при детальном заполнении документа.

■ Отражение по статье расходов.

При отнесении начислений и взносов на статьи расходов или статьи активов и пассивов в способе отражения задаются статьи расходов и аналитики. Если аналитикой является управленческое подразделение или физическое лицо, то значение аналитики может быть автоматически заполнено при проведении документа, а в способе отражения аналитику можно не заполнять.

При отнесении на статьи в способе отражения задаются:

○ направление деятельности при включенном обособленном учете расходов по направлениям;

○ статья расходов и аналитика для начисленной зарплаты;

○ статья расходов и аналитика для страховых взносов. Можно дополнительно уточнить отнесение страховых взносов на отдельную статью расходов при помощи переключателя По единой статье для всех фондов.

Взносы на травматизм можно выделить на отдельную статью расходов или активов/пассивов вне зависимости от настройки отражения начислений.

Для отражения зарплаты и взносов используются предопределенные статьи пассивов:

■ Оплата труда (без аналитики);

■ Налоги и взносы с оплаты труда (с аналитикой, расшифровывающей вид страхового взноса).

Данные статьи пассивов закрываются при выплате зарплаты и перечислении страховых взносов.

Помимо аналитик могут быть заполнены субконто при отражении зарплаты на прочие пассивы следующих типов:

■ Основное средство (объект эксплуатации);

■ Работник.

Согласно изменениям НК РФ в 2023 году начал действовать единый тариф страховых взносов, в рамках которого отсутствует разделение на взносы ПФР, ФСС или ФОМС для коммерческих организаций.

В табличной части документа Отражение зарплаты в финансовом учете для каждого вида взносов имеется отдельная колонка, в том числе колонка Взносы по единому тарифу, которая на закладке Начисления и взносы и в форме детальных начислений по физическим лицам отображается только при просмотре по кнопке Взносы подробно:

Сумма взносов по единому тарифу заполняется автоматически, если учет зарплаты ведется в системе, а также может быть загружена из внешней программы или введена вручную.

Заполненная в документе информация о понесенных предприятием расходах, связанных с оплатой труда, используется в дальнейшем при классификации данных затрат с точки зрения бухгалтерского и налогового учета.

Детализация затрат, связанных с начисленной работникам заработной платой, для целей бухгалтерского и налогового учетов первично определяется в учетной политике организации и может осуществляться индивидуально по сотрудникам предприятия. Для этого в учетной политике организации необходимо установить признак Расходы на оплату труда с детализацией по работникам организации.

Установка данного признака определяет в дальнейшем возможность формирования в бухгалтерском учете проводок по физическим лицам на 70-м счете.

Непосредственная классификация затрат, связанных с расходами по начисленной работникам заработной плате, для целей бухгалтерского учета определяется на основании указанных в документе способов отражения зарплаты (на закладке Начисления и взносы).

В свою очередь, детализация затрат для целей налогового учета определяется установленным в документе вариантом начисления зарплаты (сводно или детализированно). В первом случае суммы налогов на доходы физических лиц (НДФЛ) распределятся в разрезе подразделений-исполнителей, во втором – индивидуально по сотрудникам.

Для элементов списка Способы отражения зарплаты предусмотрены варианты регистрации по статье расходов или по статье, выбранной из списка Финансовый результат и контроллинг – Управленческий баланс – Статьи активов и пассивов. Если в виде варианта отражения начисления выбрана статья пассивов, то в поле Счет можно указать произвольный счет для отражения начисления в бухгалтерском учете.

При использовании статьи расходов счет определяется настройками статьи.

Каждому виду взносов соответствует отдельный элемент перечисления Типы налогов и счет учета. Для учета страховых взносов по единому тарифу используется тип налога Страховые взносы единый тариф и активно-пассивный счет 69.09 с аналитикой Виды платежей в бюджет (фонды).

При проведении документа Отражение зарплаты в финансовом учете формируются проводки вида Дт <счет затрат> Кт 69.09, тип налога Страховые взносы единый тариф подставляется в качестве аналитики статьи активов/пассивов Налоги.

В документах Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Отражение зарплаты в финансовом учете на закладке Удержания предусмотрена возможность вручную указать счет отражения удержания (поле Счет регл. учета).

Счет учета подбирается по данным ранее введенных документов Отражение зарплаты в финансовом учете в результате анализа заполнения полей Сотрудник, Подразделение и Вид операции. Если по ранее введенным документам счет учета определить не удалось, то подставляется счет учета для вида операции по умолчанию.

В месяце приема сотрудника на работу необходимо заполнить подразделения в документе Отражение зарплаты в финансовом учете на закладке Удержания вручную, в следующих месяцах они будут заполняться автоматически.

Удержание всегда выполняется в валюте регламентированного учета. Списание с подотчетного лица валютных сумм не предусмотрено.

Само удержание может быть расчетом с сотрудником по оказанным ему услугам или покрытию его вины (порчи, недостачи). В зависимости от ситуации, начисление самого удержания может быть оформлено по-разному. См. в качестве примера статью Реализация сотрудникам.